2009年11月08日

イントラネットを実現させる為に

イントラネットは、意外と手軽に組織内において情報共有が出来る様な仕組みであると思われます。

イントラネットを導入すると、色々な社内文書を社内で共有する事が出来ると思います。共有出来る文書と言うのはどういう文書かと言うと、「社員に周知しておく必要がある文書、通達しておく必要がある文書」「各種フォームのひな型」「業務マニュアル」「色々なやり方の資料」「何か製品がある場合は、そのパンフレット等」等が有るでしょう。

今まで有った既存のワープロ文書に関しては、主要な物はHTML形式で整備されますので、それを整理・変換する事で、使用する事が可能です。

文書を共有させていく事によって、社内効果は断然と上がる様になります。例えばですが、文書の量が多ければ多い程、整理して1カ所に置く事で、色んな人が共有して見る事が出来るので、乱雑に色んな所に文書を置かない様になると言う事。また、改定の頻度が高い文書は1カ所に置いておいて、その都度そこからコピーして使って貰う等すると、効果が高い様に思われます。

また、検索機能を盛り込む事でメリットも出て来るようになりますし、今まで社内報をコピーして回覧していた分、コピーをしない様になりますので、コスト面においても削減できるようになります。この様に、イントラネットを導入する事で、様々な社内効果を実現させる事が出来る様になります。その為にも、手軽に出来るイントラネットはとても重宝するシステムではないでしょうか。
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イントラネットのセキュリティにファイアウォール

コンピュータが1家に1台と言う感じで、物凄い普及を遂げている今、インターネットによる多くの犯罪も多くなってきました。例えば、「コンピュータ犯罪」「ウィルス」「個人情報の漏洩」なんて言うのも、だいぶ聞きなれている位耳にする事が多くなっているのではないでしょうか。

とは言う物の、コンピュータのセキュリティや、社内等でイントラネットを導入していて、個人情報管理をしっかりと言われても、何をどこから手を付けたらいいのか分からないと言うのが本音の所だと思います。

セキュリティは、自分の家に鍵を付けたり、ボディガードを付けたりする様な感じの物だと思って貰うと良いでしょう。

セキュリティに関しては、色々方法があります。会社内で言うと、セキュリティの為の鍵を付ける事が大切で、盗まれたらその対処をして、犯人を捕まえると言う事をしなくてはなりません。

イントラネットはインターネットとも繋がっていますので、外部から不正にアクセスされたりする可能性もあります。その保護をする為のセキュリティシステムがファイアウォールになります。

ファイアウォールを導入する目的としては、イントラネット上に必要な通信だけを通過させる様にして、それ以外の通信からアクセスされた時は通過させないで遮断させると言う事になります。通常は、イントラネットからインターネットのアクセスは可能だけど、インターネットからイントラネットへのアクセスは制限がかけられると言う事になります。
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イントラネットでファイルの共有化

普段、企業で使われているパソコンのOSと言ったら、WindowsかMacを使っている所が多いと思います。多分その中でもWindowsを使っている所が多いかもしれません。

では、どちらでも構わないのですがOSで作られた資料類、画像類は仕事上、何処に置いているのでしょうか。人によっては個々で使っているパソコン上に保存している人も多いでしょう。その上で他の人が見たい場合等は、そこからメールで添付すると言う事も多いでしょう。そうなると、同じ資料が色んなパソコンに有る事になり、どれが最新なのかは分からなくなってしまいます。

そんな状況を打破する為、限られた人達だけでファイルを供用したいと言う場合には、ファイルサーバーがあれば便利です。

イントラネットのネットワーク内にフォルダを作り、全員がアクセス出来たり、一部の人がアクセス出来たりする様にして、ファイルを一元管理して共有すると言う方法があります。これがファイルサーバーと言う事なのですが、ファイルサーバーを導入して、管理を徹底する事で、ファイルを何重にも持たなくても良くなりますし、必要以外の人に見せる必要もなくなります。

良い事尽くめのファイルサーバーですが、欠点も有りまして、サーバーがダウンしてしまった場合、復旧するまでそのファイルを見る事が出来なくなりますので、バックアップを常時取っておく必要があります。とは言っても、イントラネットに置いてファイルサーバーを導入する事は、とてもメリットがある事ですので、是非使用してみて下さい。
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